Kit de Supervivencia .-

Leyendo el título del post quizá les venga a la cabeza uno de esos kits que todos nos hemos comprado una vez hemos pasado los 40. Sí hombre, esos para acampar al raso y que incluyen todo, todo para reencontrarse con la naturaleza en una noche de verano. Bueno, el mío lleva ya unos años esperando a salir de paseo uno de estos días pero, nada, no hay manera. La edad indicada son los 40 pero la forma física y las ganas de aventura no: grave paradoja que va a postergar sine die el ponerme pantalones cortos y calcetines largos.

No, el kit al que me refiero es útil para el quehacer diario. Eso es, para ese querido lugar en el que pasamos más tiempo que en ningún otro lado: la empresa. Puede parecer extraño pero no dejo de sorprenderme de la cantidad de empresas que sabrán de lo que hablo en cuanto lo desvele pero que no lo utilizan. Y así seguirán, por los siglos de los siglos. Amén.
Por cierto, ilusiones, ni una. Este kit es como llevarse un litro de agua, una ración de campaña, un mapa y una brújula a la montaña. Nada más. Así que, de milagros nada de nada.

Pero antes de saber a qué me refiero pregúntenme, tal y como ya hemos repetido en este blog en multitud de ocasiones para qué sirve el dichos kit. Pues nada más y nada menos que para saber qué va a ocurrir el próximo año en nuestra empresa hablando de números. ¿De manera fiel y exacta? Bueno, eso no me lo pregunten a mí. Respóndanselo Ustedes mismos pero ya les anticipo que si no son Ustedes tan prepotentes como nuestros compañeros del post anterior, conocerán el resultado con un grado de incertidumbre mucho menor que el que tendríamos en caso de no tener este kit.

Ah, por cierto, la exactitud dependerá de Su habilidad y del número de años que lleven ejercitándose en previsionar. Han leído bien, pre-visionar, de ver antes, no provisionar de dotar provisiones que ya les veo, ¿intentando reducir los beneficios para pagar menos a Hacienda? Y de previsionar, cuentas previsionales, no provisionales. Las primeras hablan de anticiparse a, de ver antes; las segundas de temporalidad. Capicci? No caigan en la manía de corregir a todo aquel que dice previsionales en lugar de provisionales porque,s seguramente, sabrá de lo que está hablando.

Bueno, vista la utilidad veamos qué trae la cajita esa que hemos comprado por internet y que parecía tan bonita en la web. Voilá, es justo lo que había pedido. Una vez abierta la cajita (grande no es la condenada), ¿qué ven mis ojos? Pues nada más y nada menos que

+ un Presupuesto o Plan de Personal (por si quieren dejar lo de presupuesto para un documento de mayor enjundia. Al fin y al cabo, un Plan de Personal lo sabe hacer todo el mundo, pero, curiosamente, poca gente lo hace - otro día les hablo de confundir lo sencillo con lo factible -) en el que indicar altas y bajas por departamento sumando o restando del número de personas y coste actual.
+ un Plan de Ventas
+ un Plan de Inversiones
+ un Presupuesto, EL Presupuesto que se nutre básicamente de los tres retoños ya citados
+ una comparación MENSUAL de los resultados reales versus los presupuestados (sacados estos últimos del Presupuesto)
+ un Cuadro de Mando Integral, cuadro o no, integral o no, de mando sí o sí, pues, en el formato que sea debe incluir un conjunto de indicadores representativos de la operativa de la empresa que permitan completar el análisis de la gestión, que no todo es presupuesto.

Ah, por cierto, preferiblemente manzanas con manzanas. Es decir, tradúzcanme el Plan de Personal a pasta para poder meterlo en el Presupuesto, no me mezclen personas con €.

Y otra cosa, utilicen SUS propias estructuras y formatos en función de SUS necesidades. Aquí es muy importante que no copien. Inspírense si quieren pero “chinito no copial”. ¿Para qué quieren un traje hecho y medido para otra persona? Vayan a la moda pero no sean como nuestros queridos independentistas, a quienes puedes reconocer por cómo visten allá donde estén.
Bueno, ¿y ahora qué? Pues un montón de trabajo pero, calma, no se solivianten. Que este kit tiene que durar mucho, que no es de los de un solo uso. Es para que lo usen y reusen todos y cada uno de los años. Como si lo respiraran. Igualito.

Lo primero, un par de consejos para que den un uso no efímero al tema. Cuando hagan previsiones o planes no traten de averiguar el futuro, menos aún de adivinarlo. Se trata, simplemente, de que den una cifra a la que se ajustarán todas sus acciones y desvelos para que llegue a buen puerto. Como ya dijo el poeta, “presupuestante no hay presupuesto, se hace presupuesto al andar”.

Pues eso, los planes y presupuestos se demuestran andando, no escribiendo. Y no se trata de no caerse ni una vez sino de levantarse una más de las que nos caigamos. Así pues, no se preocupen si no cuadran todo a la primera, ni a la segunda, ni a la tercera. Verán como poco a poco sus previsiones son más acertadas y, más importante aún, se sentirán más seguros en las riendas.

Conforme esto vaya llegando será tiempo de filigranas, las menos la principio, más conforme pasen los días y los años.
Dejemos los terneros de la lechera del cuento y volvamos a la realidad:

Plan de Ventas: vuelquen aquí toda su sabiduría para prever lo que venderemos, mes a mes, línea de producto a línea de producto, producto a produto, si quieren, delegación o cliente por delegación o cliente. Lleguen hasta el detalle con el que se sientan cómodos pero, recuerden, no por más complicado será más acertado. Más bien lo contrario.

Plan de Personal: incrementos, reducciones, en número o coste, mes a mes y departamento a departamento. Y prioricen las incorporaciones por si las Ventas no llegan a las previstas. Así sabrán en qué momento la ruleta deja la bolita en “la banca gana” y toca no acometer las incorporaciones previstas.

Plan de Inversiones: de nuevo mes a mes y departamento por departamento. Y priorizadas, sí. Un análisis de retorno de la inversión y necesidad estratégica (esto lo dejamos para otro día) les ayudará a priorizar por si las Ventas, perdón, por si las moscas.

Con estos tres documentos ya casi tienen EL Presupuesto. Un toquecillo por aquí, otro por allá, una subidita por aquí (no me engañen, que todos lo hacemos) otra por allá y ya está.

Bueno, los deberes de Diciembre del año anterior al del Presupuesto ya están casi hechos. Ahora, sólo queda una plantilla en la que introduciremos, en el mismo formato del Presupuesto, los resultados reales y los mediremos y compararemos con los presupuestados. Y aquí algo muy importante: analicen el porqué de las desviaciones. No se enfanguen en un análisis profundo para justificar cada € de desviación. Y hagan un pequeño ejercicio con un nombre complicadillo: conciliacion de beneficio. Simplemente partan del beneficio real, sumen las desviaciones positivas y resten las negativas hasta llegar al beneficio presupuestado.

No lo he explicado demasiado bien pero es sencillo. Por ejemplo, y tomando todas las incógnitas en €, imaginen que teníamos previsto ganar X pero que a causa de una desviación negativa de Y Ventas, una desviación positiva (menos gasto) de Z en Personal (debido, por ejemplo a una mejora en la productividad) y una desviación negativa (más gasto) en Compras de A hemos obtenido un beneficio B. Bien, la aritmética sería tan sencilla como:

+X
-Y Menos Ventas
+Z Menos Gasto Personal por mejora Productividad
-A Más coste de Compras
= B Que es el beneficio real

O bien, pueden hacerlo al revés, cambiando X por B, es decir, partir del Beneficio Real para llegar a la reconciliación con el Beneficio Presupuestado.

Ahora sí que está todo prácticamente “niquelat”, o sea de premio. Tan sólo queda una cosilla. Efectivamente, ya me van conociendo: medir la operativa, que no todo es economía.

Y para ello, lo mejor, una relación, en forma de cuadro de mando o como quieran, de indicadores que nos indiquen (toma redundancia), no sólo nuestro desempeño operativo (horas máquina, %rechazos, etc.) sino también la relación efectiva u óptima de nuestros recursos. Me refiero a indicadores como facturación/persona, beneficio/persona, %devoluciones/cliente, impagados/facturación, etc.

Ya ven que no estoy hablando de sacar ratios del presupuesto. Eso es un “extra” que se puede incluir una vez contemos con todo lo anterior.

Así que no me hagan como los tuneros de medio pelo que cargan el coche de alerones y no le dan al motor ni un centímetro cúbico o caballo que llevarse al cuerpo para mover tanto spoiler. Sabrán a lo que me refiero si han jugado a algún juego de coches de videoconsola: para ganar carreras primero hay que tocar el motor y luego la estética. Justo lo contrario de lo que estamos inculcando a nuestros adolescentes. Dios nos coja confesados.